I. Langue de travail
Services au personnel et services administratifs
Les services au personnel et les autres services administratifs destinés aux employés doivent être offerts et fournis dans la langue officielle choisie par l’employé.
Application de la politique
Les services au personnel et les autres services administratifs destinés aux employés doivent être disponibles dans les deux langues officielles et fournis dans la langue officielle choisie par l’employé. Sont compris les services suivants, sans toutefois s’y limiter :
- paie et avantages sociaux
- counseling
- dotation en personnel
- formation
- appels et griefs
- services au personnel et services administratifs divers
Évaluation du rendement
Les évaluations de rendement doivent être offertes et se dérouler dans la langue officielle choisie par l’employé.
Application de la politique
L’employé choisit la langue officielle dans laquelle se déroulera l’évaluation du rendement. Si un surveillant ne peut communiquer dans la langue officielle choisie par l’employé, une troisième personne, comme un gestionnaire du prochain niveau, un représentant de la section des ressources humaines ou encore une personne jugée appropriée par l’employé et par le surveillant, peut être invitée à aider.
Communication entre les surveillants et leurs employés
La communication journalière entre un surveillant et un employé doit se faire dans la langue officielle choisie par l’employé.
Application de la politique
Les surveillants qui peuvent communiquer dans les deux langues officielles doivent le faire dans la langue officielle choisie par leurs employés.
Si le surveillant ne peut pas communiquer dans la langue officielle choisie par l’employé, il doit s’assurer que des mécanismes sont mis en place pour que l’employé puisse communiquer dans la langue de son choix.
Prière de se reporter à la boîte à outils.
Rédaction de documents
Les employés peuvent rédiger des documents dans la langue officielle de leur choix. Une fois prêts, les documents doivent être traduits au complet s’ils doivent être diffusés à grande échelle ou faire l’objet de commentaires d’un auditoire plus vaste.
Application de la politique
Les gestionnaires doivent encourager les employés à rédiger leurs documents dans la langue officielle dans laquelle ils se sentent le plus à l’aise. Une fois les documents terminés ou prêts à être diffusés, ils doivent être envoyés au Bureau de traduction.
Pour demander des services de traduction, il convient de suivre la politique (AD-1502), intitulée Services de traduction et d’interprétation. Il faut également prévoir, dans la réalisation d’un projet, le délai nécessaire à la traduction des documents.
Dans certains cas, les employés n’auront pas la possibilité de rédiger les documents dans la langue officielle de leur choix. En voici des exemples :
- Les documents à préparer d’urgence ou à la demande du personnel ministériel doivent être remis dans la langue et le délai demandés. « L'urgence » se définit par des délais trop serrés pour faire traduire le document par le Bureau de traduction.
- La documentation du dossier d’un client doit se faire selon les directives du ministère. Les ministères qui composent des dossiers sur les clients doivent suivre les politiques sur la documentation des dossiers des clients d’après différents facteurs tels que la nature du dossier, les codes d’éthique professionnelle et les obligations pour la langue de service.
Outils de travail
Tous les outils de travail fournis aux employés doivent être mis à leur disposition simultanément dans les deux langues officielles. Cela comprend les matériels et logiciels informatiques, les systèmes de téléphonie, les manuels, les directives administratives, les politiques et les lignes directrices.
Application de la politique
Tous les outils achetés ou produits à l’interne, tels que les matériels et logiciels informatiques, les systèmes de téléphonie, les livres de formation et de référence, les manuels, les directives administratives, les politiques et les lignes directrices, doivent être disponibles simultanément dans les deux langues officielles.
Les gestionnaires doivent offrir aux employés la possibilité de choisir la langue officielle du système d’exploitation et des logiciels de leur ordinateur, ainsi que la configuration de leur clavier. Cela vaut également pour les systèmes de téléphonie.
Tout système informatique nouveau devant être utilisé de façon régulière et générale par les employés et acheté et conçu à leur intention doit être disponible dans les deux langues officielles. Les systèmes unilingues existants qui sont utilisés de façon régulière et générale par les employés doivent être convertis en systèmes bilingues aussitôt que possible.
Prière de se reporter à la boîte à outils.
Réunions
Les petites réunions doivent se dérouler de manière à encourager l’utilisation des deux langues officielles. Les deux langues officielles doivent être utilisées dans les grandes réunions.
Application de la politique
Les organisateurs de petites réunions doivent s’assurer que les participants ont l’option de communiquer dans la langue officielle de leur choix. À cette fin, il peut être utile d’utiliser divers moyens, les animateurs ou les présidents des réunions peuvent alterner entre le français et l’anglais et encourager les employés à faire leurs interventions dans la langue officielle dans laquelle ils se sentent le plus à l’aise.
Les organisateurs de grandes réunions doivent s’assurer que les participants ont l’option de communiquer dans la langue officielle de leur choix. Ainsi tous les documents et les présentations doivent être mis à la disposition des participants dans les deux langues officielles. On peut recourir à l’interprétation simultanée, à des animateurs bilingues ou à des coprésidents francophones et anglophones pour atteindre cet objectif. Les organisateurs peuvent également décider de tenir des réunions distinctes dans l’une ou l’autre langue officielle.
Prière de se reporter à la boîte à outils.
II. Communication interministérielle et communication à l’intérieur des ministères et des organismes
Organismes centraux
Il incombe aux organismes centraux d’utiliser la langue officielle choisie par le client dans la prestation de services aux ministères et aux organismes clients et dans les communications avec ces derniers.
Application de la politique
Les organismes centraux doivent utiliser la langue officielle choisie par le client dans la prestation de services aux ministères et aux organismes clients et dans les communications avec ces derniers. Un organisme central doit voir à ce que ses communications avec tous les ministères et organismes soient disponibles simultanément dans les deux langues officielles.
Les ministères et les organismes peuvent utiliser l’une ou l’autre des langues officielles dans leurs communications avec les organismes centraux. Ces derniers doivent y répondre dans la langue officielle choisie par le ministère ou l’organisme client.
Les communications générales adressées à tous les employés (nouvelle politique, avis, etc.) doivent être dans les deux langues officielles.
Voir l’annexe A pour une illustration du flux des communications.
Bureaux centraux
Il incombe aux personnes travaillant au bureau central de chaque ministère d’utiliser la langue officielle choisie par le client dans la prestation de services à leurs divisions, directions ou bureaux régionaux et dans les communications avec ces derniers.
Application de la politique
Les bureaux centraux doivent servir leurs divisions, directions ou bureaux régionaux et communiquer avec ces derniers dans la langue officielle appropriée. Un bureau central doit voir à ce que ses communications avec toutes les divisions, toutes les directions ou tous les bureaux régionaux soient disponibles simultanément dans les deux langues officielles.
Les divisions, directions ou bureaux régionaux peuvent utiliser l’une ou l’autre des langues officielles dans leurs communications avec les bureaux centraux. Ces derniers doivent y répondre dans la langue officielle choisie par la division, la direction ou le bureau régional.
Les communications générales adressées à tous les employés (nouvelle politique ministérielle, avis d’assemblée annuelle, etc.) doivent être dans les deux langues officielles.
Voir l’annexe A pour une illustration du flux des communications.
Bureaux régionaux
Il incombe aux personnes travaillant au bureau régional de chaque ministère d’utiliser la langue officielle choisie par le client dans la prestation de services aux bureaux subordonnés (bureau local, satellite ou de district) et dans les communications avec ces derniers.
Application de la politique
Les bureaux régionaux doivent servir les bureaux subordonnés et communiquer avec ces derniers dans la langue officielle appropriée. Un bureau régional doit voir à ce que ses communications avec tous les bureaux subordonnés soient disponibles simultanément dans les deux langues officielles.
Les bureaux subordonnés peuvent utiliser l’une ou l’autre des langues officielles dans leurs communications avec les bureaux régionaux. Ces derniers doivent y répondre dans la langue officielle choisie par le bureau subordonné.
Les communications générales adressées à tous les employés (nouvelle politique ministérielle, avis d’assemblée annuelle, etc.) doivent être dans les deux langues officielles.
Voir l’annexe A pour une illustration du flux des communications.
Communication entre employés
Lorsque le contexte est indépendant des organismes centraux, des bureaux centraux ou des bureaux régionaux, il incombe aux employés qui répondent à une demande de services ou de renseignements d’autres employés d’utiliser la langue officielle choisie par ces derniers.
Application de la politique
La Politique et les lignes directrices sur la langue de service s’appliquent dans ce cas-ci. Par exemple, lorsqu’un employé doit consulter un employé d’un autre ministère pour savoir comment traiter une question ou un dossier, l’employé qui amorce la conversation ou qui demande le service devient par définition un membre du public et doit s’attendre à pouvoir communiquer dans la langue officielle de son choix.
Voir l’annexe B pour une illustration du flux des communications.
III. Compétences linguistiques institutionnelles et compétences linguistiques fonctionnelles
Les institutions doivent posséder les compétences linguistiques nécessaires afin de servir le public, les employés, les bureaux régionaux et les bureaux subordonnés dans les deux langues officielles. Elles doivent être dotées d’équipes d’employés qui sont prêts à offrir activement des services de qualité égale dans les deux langues officielles.
Afin de s’acquitter des obligations linguistiques institutionnelles, les employés doivent posséder les compétences linguistiques fonctionnelles nécessaires pour assumer leurs responsabilités.
La notion de compétences linguistiques fonctionnelles signifie que les employés possèdent le niveau de compétences linguistiques, dans l'une ou l'autre des deux langues officielles ou dans les deux, nécessaire pour pouvoir s'acquitter des fonctions de leurs postes.
La priorité en ce qui à trait à l’accès à la formation en langue seconde et à des cours de perfectionnement linguistiques dans la langue maternelle pour les employés, doivent être déterminés conformément à la Politique sur la formation linguistique.
