Le ministre avisera le public du renouvellement d'un agrément au moins 180 jours (six mois) avant l'expiration de l'agrément en vigueur en publiant des annonces dans les journaux desservant la région la plus près de l'installation, et en affichant des annonces au tableau d'affichage sur notre site Web. Tous les avis et annonces présenteront des renseignements sur les nom, adresse, numéro de téléphone de la personne-ressource de l'installation et de la personne-ressource du ministère de l'Environnement. Le public pourra ainsi communiquer avec les personnes responsables pour poser des questions ou exprimer ses commentaires.
Les avis informeront aussi le public du début de la période de 120 jours (quatre mois) prévue pour les commentaires et de la date limite à respecter pour soumettre des commentaires. Pendant ce délai, le public aura accès à diverses sources d'information. Un « registre » des dossiers tenu par le ministère comprend l'information que la Loi sur l'assainissement de l'air oblige le gouvernement à fournir :
- dossiers de toutes les amendes administrative payées, des ordonnances et des condamnations;
- dossiers des ententes sur la qualité de l'air conclues par le ministre.
Notre site Web fournit de l'information supplémentaire qui, même si elle n'est pas requise en vertu de la Loi, favorisera la participation du public au processus de l'agrément :
- accès à l'information dans le registre qui est informatisé;
- profils des installations de catégorie 1 dont le renouvellement de l'agrément est en cours;
- noms des personnes-ressources du ministère de l'Environnement et de l'installation pouvant fournir de l'information sur les agréments en cours;
- glossaire des mots et des expressions techniques qui se trouvent dans les agréments ou dans la Loi;
- bibliographie des publications désignées dans chaque agrément;
- sommaire de la Loi sur l'assainissement de l'air et de ses règlements;
- information générale sur les sujets concernant la qualité de l'air.
Sur demande, le ministère de l'Environnement fournira au public une copie de toute information dans le registre ou dans le site Web. Même s'il incombe à chaque installation de déterminer si elle fournira les copies de l'information au public, et le cas échéant, le nombre de copies à fournir, nous exhortons les installations à répondre le mieux possible aux demandes du public.
Rôle du directeur de projet du ministère de l'Environnement
Dans la plupart des cas, le directeur de projet sera l'ingénieur chargé d'établir et de gérer les conditions d'un agrément et la personne-ressource au ministère de l'Environnement en ce qui a trait à l'installation en question.
- Le directeur de projet est chargé de coordonner les activités de l'équipe de gestion du projet pour l'agrément.
- Les membres de l'équipe pourraient provenir des diverses sections pertinentes du ministère de l'Environnement, comme le personnel régional des communications, des sciences ou de l'ingénierie.
- On peut demander à d'autres ressources professionnelles de faire partie de l'équipe lorsque cela convient.
- Le directeur de projet sera chargé de recevoir les questions du public concernant l'agrément ou le processus d'agrément du ministère, de trouver d'autres membres du personnel pour répondre aux questions, ou de soumettre les questions sur l'exploitation d'une installation à la personne-ressource de cette installation.
Rôle de la personne-ressource de l'installation Lorsque cela convient, nous transmettrons à l'installation les questions ou commentaires du public qui portent sur l'exploitation de l'installation ou son équipement, ses procédés et ses méthodes. Nous demandons à l'installation de désigner une personne qui est en mesure de répondre à ces questions et de recevoir les commentaires du public, et qui peut servir d'agent de liaison entre le public et l'installation. Nous croyons que cet aspect est important pour les deux parties et permet d'éviter une situation où le ministère de l'Environnement est perçu comme le porte-parole de l'installation.
À noter que même si le public ou l'installation n'est pas tenu d'envoyer des exemplaires des questions et des réponses au ministère de l'Environnement, toute l'information envoyée au ministère peut faire partie des résumés provisoires et finals des questions et réponses, qui seront rendus publics au milieu et à la fin de la période prévue pour les commentaires du public.
Étant donné l'accent mis par la Loi sur l'assainissement de l'air sur la participation du public, la réponse aux questions du public dans un délai raisonnable est une activité clé. Nous exhortons les installations à être proactives si de nombreuses questions ou enjeux sont soulevés, ou s'il y a des questions concernant un domaine précis. Il sera peut-être plus efficace pour l'installation de répondre à l'ensemble des questions en organisant un événement public que d'essayer de répondre à chacune des questions individuellement.
- Les activités ou les événements communautaires devraient être adaptés au nombre et à la nature des questions et aux différents niveaux de confort. Les différentes possibilités comprennent les séances portes ouvertes, les visites de l'installation ou les rencontres directes.
- Les activités communautaires n'ont pas besoin d'être rattachées au renouvellement d'un agrément; les entreprises pourraient vouloir faire des événements publics une activité régulière, qu'elles aient des agréments à renouveler ou non.
- Ces activités ne sont pas un élément essentiel du processus d'agrément, mais elles peuvent être entreprises par le ministère de l'Environnement ou l'installation, si on juge qu'elles sont le moyen le plus efficace de répondre aux questions.
Votre meilleur intérêt
Le ministre n'est pas chargé de s'assurer que les commentaires et les questions du public sont abordés par l'installation; toutefois, s'il pense que l'installation ne répond pas aux questions de façon raisonnable, le ministre peut demander à l'installation de le faire. Il peut aussi demander aux installations de participer à une activité publique. Il est manifestement dans les meilleurs intérêts de toutes les parties d'entretenir un dialogue positif pendant tout le processus de renouvellement et en général.
Résumé provisoire et ébauche de l'agrément
Au milieu de la période prévue pour les commentaires du public, le ministère de l'Environnement diffuse un résumé provisoire des questions et des réponses et l'ébauche d'un agrément.
- L'installation aura l'occasion de revoir l'agrément avant qu'il soit remis pour s'assurer de l'exactitude de l'information technique.
- Le résumé provisoire comprendra les questions pertinentes soulevées par le public et, dans la mesure du possible, par les représentants du ministère ainsi que par l'installation.
- Le résumé provisoire contiendra tous les commentaires du public reçus par le ministère de l'Environnement, mais les personnes ne seront pas identifiées.
- Lorsque cela convient, les réponses dans le résumé feront référence aux conditions de l'ébauche de l'agrément afin que le public voit comment l'installation doit répondre aux diverses préoccupations.